Introducción

Hay eventos que son sencillos de producir.

Y luego están los que te obligan a encontrar soluciones creativas desde el minuto uno.

En esta ocasión, nos enfrentamos a uno de esos proyectos donde la planificación técnica y la capacidad de adaptación marcaron completamente el resultado final.

Nos contactó Arquid para producir uno de sus eventos “Arcade”, un formato muy visual orientado al mundo de la arquitectura. El concepto giraba alrededor de una mesa central donde se desarrollaban dinámicas, conversaciones y un juego de cartas diseñado para fomentar el debate y la interacción.

El reto era claro:

• El evento tenía que funcionar de manera presencial y online al mismo tiempo.
• Había que grabar todo sin molestar al público.
• Necesitábamos una cámara cenital.
• Y el espacio no tenía ninguna estructura preparada para instalarla.

En este artículo te contamos cómo planteamos toda la producción técnica, qué problemas encontramos y cómo conseguimos solucionarlos.

El contexto del evento

El formato “Arcade” de Arquid mezcla diferentes elementos dentro de un mismo evento:

• Conversaciones y ponencias
• Dinámicas participativas
• Juego de cartas físico
• Mesa central como núcleo visual
• Público rodeando la acción

Desde el principio entendimos que la experiencia visual era clave.

No se trataba solo de grabar personas hablando. Había cartas, movimientos sobre la mesa y elementos visuales que necesitaban verse perfectamente tanto para los asistentes presenciales como para quienes seguían el evento online.

Y ahí apareció el primer gran reto.

El principal problema: la cámara cenital

La cámara cenital era prácticamente obligatoria.

Sin ella, la audiencia online perdería gran parte de la experiencia:

• No podrían seguir correctamente el juego.
• Se perderían muchos detalles visuales.
• La realización sería mucho menos dinámica.

El problema es que el espacio no estaba preparado para ello.

No había:

• Truss
• Puntos de rigging
• Estructura superior
• Instalaciones técnicas de techo

Además, había otro factor importante: la seguridad.

Cuando instalas una cámara encima de personas, no puedes improvisar.

Todo tiene que estar perfectamente sujeto, equilibrado y revisado.

La visita técnica previa fue clave

Algo que siempre recomendamos —y que en este proyecto volvió a demostrarse fundamental— es realizar una visita técnica previa al espacio.

Muchas veces, las soluciones reales aparecen precisamente ahí.

Durante la visita analizamos:

• Altura del techo
• Distribución del público
• Accesos y cableado
• Posiciones de cámaras
• Iluminación existente
• Posibles puntos de anclaje

Y fue entonces cuando encontramos la solución.

La solución para instalar la cámara cenital

El espacio era una sala de exposiciones.

Y tenía unas guías superiores utilizadas normalmente para mover paredes móviles.

No estaban diseñadas específicamente para producción audiovisual… pero sí ofrecían una estructura sólida y estable.

Así que decidimos aprovecharlas.

Diseñamos un sistema adaptado para sujetar la cámara desde esas guías y colocarla exactamente sobre la mesa central.

Esto nos permitió:

• Conseguir el plano cenital que necesitábamos
• Evitar montar una estructura completa
• Reducir costes para el cliente
• Mantener el espacio limpio visualmente
• Instalar el sistema de forma segura

Fue una solución bastante artesanal, pero muy efectiva.

Y precisamente ese tipo de adaptación es muchas veces lo que marca la diferencia en producción técnica.

Cómo colocamos las cámaras sin molestar al público

El segundo gran reto era la colocación de cámaras.

La mesa estaba rodeada de asistentes y necesitábamos cubrir:

• Planos generales
• Reacciones
• Interacciones
• Detalles del juego
• Participantes hablando

Todo ello sin:

• Tapar la visibilidad del público
• Romper la estética del evento
• Generar sensación invasiva

La solución fue diseñar posiciones muy estratégicas.

Colocamos las cámaras aprovechando los pasillos entre sillas y zonas de circulación.

De esta manera conseguimos mantener:

• Líneas de visión limpias
• Movimiento cómodo para operadores
• Planos estables
• Presencia técnica discreta

Finalmente trabajamos con:

• 1 cámara cenital fija
• 2 cámaras operadas
• 1 cámara fija general de la propia sala

Esta combinación nos dio suficiente variedad visual para la realización en directo y para la emisión online.

El reto del sonido en un evento híbrido

En eventos híbridos, el sonido suele ser uno de los puntos más delicados.

Porque el audio que funciona bien en sala no siempre funciona bien en streaming.

En este caso, el sonido principal del espacio lo gestionaba el equipo técnico de la sala.

Nuestro trabajo consistía en:

• Integrar esa señal con nuestro sistema
• Adaptarla a la emisión online
• Mantener niveles estables
• Evitar problemas de mezcla
• Coordinar señales entre realización y streaming

Esto es algo que muchas veces pasa desapercibido para el público, pero técnicamente es fundamental.

Un evento puede tener una imagen espectacular… pero si el sonido falla, la experiencia se rompe completamente.

La realización en directo

Otro de los puntos importantes fue toda la parte de realización.

No solo estábamos grabando.

También teníamos que:

• Cambiar cámaras en directo
• Mostrar la señal en pantalla
• Integrar la cámara cenital
• Enseñar las cartas del juego
• Gestionar varias entradas HDMI
• Coordinar la emisión online

Todo el sistema estaba conectado mediante:

• Cableado HDMI distribuido por la sala
• Duplicadores de señal
• Capturadoras
• Sistema de realización desde ordenador

Además, había:

• Una pantalla central
• Dos pantallas laterales
• Varias señales simultáneas

El objetivo era que tanto el público presencial como el online recibieran exactamente la información importante en cada momento.

Y que nadie perdiera detalle de lo que estaba ocurriendo en la mesa.

El resultado final

Después de toda la preparación, el resultado fue exactamente lo que buscábamos.

Conseguimos:

• Una cámara cenital totalmente estable
• Planos limpios y profesionales
• Integración natural del público
• Realización dinámica
• Emisión online fluida
• Cobertura completa del evento

Y todo ello sin necesidad de montar grandes estructuras ni alterar el espacio.

Lo que aprendimos de este proyecto

Cada evento tiene sus propios retos.

Pero hay algo que este proyecto volvió a confirmar:

Las mejores soluciones muchas veces no vienen de montar más equipo.

Vienen de:

• Analizar bien el espacio
• Entender la experiencia que necesita el cliente
• Adaptarse técnicamente
• Encontrar soluciones prácticas y seguras

También reafirmó algo que consideramos fundamental:

La visita técnica previa es imprescindible

Es ahí donde:

• Detectas problemas reales
• Encuentras oportunidades
• Calculas tiempos
• Diseñas el cableado
• Piensas posiciones de cámara
• Y evitas improvisaciones el día del evento

Los eventos híbridos ya forman parte del presente

Cada vez más eventos necesitan funcionar en dos formatos al mismo tiempo:

• Presencial
• Streaming

Y eso cambia completamente la manera de plantear la producción audiovisual.

Ya no basta con grabar.

Hay que diseñar una experiencia que funcione para ambos públicos.

Y ahí es donde una buena planificación técnica marca toda la diferencia.

En Vitales ayudamos a producir este tipo de eventos

En Vitales trabajamos precisamente en este tipo de producciones híbridas:

• Eventos corporativos
• Streaming
• Realización multicámara
• Producción audiovisual
• Cobertura técnica integral

Siempre adaptándonos al espacio, al formato y a las necesidades reales del cliente.

Si estás organizando un evento y quieres plantearlo de forma profesional tanto presencial como online, estaremos encantados de ayudarte.

Porque muchas veces el éxito de un evento no depende solo de lo que ocurre delante de cámara…

Sino de todo lo que pasa detrás para que funcione perfectamente.